De overdracht loopt uit. Weer. Terwijl je team al aan de slag moet, ben je nog bezig met de laatste punten van gisteren. Je ziet Linda gehaast vertrekken zonder haar gebruikelijke groet. Mark kijkt gestrest op zijn telefoon. Fatima is er nog niet eens. Contact maken met je team? Dat schiet er vandaag weer bij in. Net als gisteren. En eergisteren.
In deze blog vertelt Maybelline Molensky, coach en teamcoach bij Team in Balans, hoe een simpele check-in van een paar minuten het verschil maakt tussen een team dat langs elkaar heen werkt en een team dat echt samenwerkt.
Waarom die standaard check-in niet werkt
Waarschijnlijk ken je ze wel. De rondjes waarbij iedereen vertelt hoe het gaat. De uitgebreide dagstarts die te lang duren, waardoor niemand meer luistert. Of één iemand vertelt heel veel en de ander blijft stil. De verplichte ‘hoe-is-je-weekend-geweest’-momentjes. Ze sterven allemaal een stille dood.
Na twee weken is het enthousiasme weg. Na een maand doet nog de helft mee. Na twee maanden is het vergeten, want het nam te veel tijd in beslag en je kwam niet toe aan je eigen werk.
Waarom mislukken ze? Ze duren te lang voor de beschikbare tijd. Zijn te oppervlakkig voor echte verbinding en te vrijblijvend om prioriteit te krijgen. In de zorg heeft niemand tijd voor rituelen zonder directe meerwaarde. Punt.
Maar zonder contact geen team. Zonder afstemming geen samenwerking. Zonder verbinding geen werkplezier. Dus hoe krijg je dat voor elkaar?
Een check-in die wel werkt
Even terug: waarom eigenlijk een check-in? Je wilt weten of iedereen er klaar voor is om aan de slag te gaan. Dat er geen belemmeringen zijn die in de weg staan. Een goede check-in geeft ruimte én verbinding.
Drie tot vijf minuten, meer is er niet nodig. Doe het aan het begin van een overleg, een dienst, of doe het elke dag. Stel één of twee vragen en varieer in aanpak. Geen ellenlange verhalen, geen uitweidingen, geen discussies, geen oplossingen. Iedereen geeft kort antwoord op de vraag, de rest luistert. De uitdaging is om niet op elkaar te reageren en er dieper op in te gaan.
Voorbeeldvragen:
‘Hoe start jij vandaag?’
Niet: hoe gaat het? Of: alles goed? Maar: hoe start jij? Geef in één of twee zinnen kort en bondig weer hoe jij vandaag begint. Het gaat om de energie waarmee iemand binnenkomt. Is Sandra uitgerust of begint ze al moe? Komt Peter gefocust binnen of heeft hij zijn hoofd ergens anders?
‘Ik start een beetje gejaagd, het verkeer was een ramp.’ ‘Ik zit vol energie, heb heerlijk geslapen.’ ‘Ben een beetje gespannen, ik zie op tegen dat lastige gesprek straks met familie Jansen.’
Dertig seconden per persoon. Meer niet.
‘Waar wil jij je op focussen vandaag?’
Dit kan taakgericht zijn, maar iemand kan ook de aandacht hebben op de onderlinge samenwerking of op een persoonlijk ontwikkelpunt. Je weet meteen waar iedereen zit en dit geeft duidelijkheid.
Hiermee check je of iedereen hetzelfde beeld heeft van de dag. Geloof me, dat blijkt vaak niet zo te zijn. De een denkt dat de medicatieronde prioriteit heeft, de ander focust op wondzorg, weer een ander heeft drie familiegesprekken gepland.
‘Mijn focus ligt op de intake van mevrouw De Wit.’ ‘Ik moet die rapportages af hebben voor het MDO.’ ‘Bij mij draait alles om kamer 8, kritieke fase.’
Nu weet je waar ieders hoofd zit. Waar knelpunten kunnen ontstaan. Wie elkaar nodig heeft.
‘Waarbij heb je vandaag hulp nodig en wie kan je daarbij helpen?’
De gouden vraag. Niet: heb je hulp nodig? Want het antwoord is altijd nee. Maar: waarbij heb je vandaag hulp nodig en wie kan je daarbij helpen? Dit veronderstelt dat hulp vragen normaal is. En de hulpvraag wordt meteen concreet.
Kleine hulpvragen. Concrete dingen. Geen wereldproblemen oplossen. Gewoon: wat maakt jouw dag vandaag makkelijker?
‘Wat heb je even te parkeren bij de deur?’
Hoe vaak gebeurt het niet dat we vol zitten met van alles en nog wat? Een hectische thuissituatie door een ziek kind. Een ouder die in het ziekenhuis ligt. To-do-lijstjes die alsmaar langer worden. Een moeilijk gesprek dat nog komt.
Wil jij en je medewerkers echt in het hier en nu zijn, dan heb je soms iets te parkeren. Zodat je met je aandacht bij het overleg of de taak van die dag kunt zijn. Mijn ervaring is dat het hardop uitspreken helpt om wat er in je hoofd zit even los te laten.
Maak de check-in actief
Wil je wat beweging in je team? Ga met elkaar in een cirkel staan en laat mensen instappen. Als iemand antwoord geeft op een vraag, doet die persoon een stap naar binnen. Herkent iemand anders dat ook, dan stapt hij of zij ook in.
Bijvoorbeeld bij de vraag: wanneer heb jij een succesvolle dag? Anja stapt in en zegt: ‘Ik heb een succesvolle dag als ik op tijd ben bij mijn cliënten.’ Collega’s die dit herkennen, zetten ook een stap naar binnen. Iedereen in de binnencirkel kijkt elkaar aan en stapt vervolgens weer terug.
Bart stapt daarna in en zegt: ‘Als ik gelachen heb!’ De andere collega’s krijgen een grote glimlach op hun gezicht en iedereen stapt in.
Zo zie je dat meer mensen het herkennen. Je merkt dat je er niet alleen voor staat, maar dat je gesteund wordt door je collega’s. Dat geeft verbondenheid.
Wat werkt wel en wat werkt niet
Dit werkt: Korte en krachtige vragen waar ze gericht antwoord op kunnen geven. Begin zelf met het beantwoorden van de vraag. Je geeft hiermee het voorbeeld. Kijk de persoon aan die antwoord geeft en bedank diegene.
Doe het ‘popcorn style’: iedereen roept wat wanneer hij of zij er klaar voor is. Niet saai het rijtje afgaan. Je legt hiermee meteen verantwoordelijkheid bij de medewerkers.
Kijk rond in de groep. Maak oogcontact met degenen die nog niets hebben gezegd. Als je merkt dat een paar mensen stil blijven, betrek ze erbij. Je vindt het immers belangrijk dat iedereen is ingecheckt. Iedereen is onderdeel van het team. Je wilt niet dat mensen aan de rand blijven staan.
Dit werkt niet: Ingaan op antwoorden die mensen geven. Oplossingen aanreiken of discussies aangaan. Als je merkt dat medewerkers onderling op elkaar reageren, geef dan aan dat het op dat moment niet de bedoeling is. Ze kunnen er later bij die persoon op terugkomen.
Ga ondertussen niet schrijven. Onthoud de dingen en noteer ze later als je erop terug wilt komen. Doe het niet even snel tussen de bedrijven door, maar kort en bondig, mét aandacht.
Meer weten?
Wil je meer praktische tools om de communicatie en samenwerking in je team te versterken? Team in Balans helpt zorgteams met bewezen methodes die werken in de praktijk. Bekijk onze aanpak voor betere teamdynamiek →