We kennen het allemaal: die eindeloze stroom aan taken, projecten en ideeën die op je afkomt. Voor je het weet ben je van alles tegelijk aan het doen, zonder echt iets af te maken. Je probeert zoveel mogelijk werk weg te scheppen, maar het voelt alsof je water naar de zee draagt. Het goede nieuws? Het hoeft niet zo te blijven.
Grip en overzicht krijgen is eenvoudiger dan je denkt. Met een paar simpele acties kom je al een heel eind. Trainer Marcel van den Berg zegt het treffend: “Het is geen hogere wiskunde, maar common sense die je in de praktijk moet brengen.” Dus, hoe zorg je ervoor dat je overzicht krijgt én houdt? Dit zijn 6 simpele maar effectieve acties die je meteen kunt toepassen.
1. Maak een overzicht van al je lopende projecten en taken
Weten wat er speelt, dat is de eerste stap. Veel mensen denken dat ze dit al doen, maar als je het écht opschrijft, zie je vaak dat er meer speelt dan je dacht. Zet al je projecten, taken en lopende acties op papier of in een digitale tool. Dit geeft niet alleen rust, maar helpt je ook om prioriteiten te stellen. Je krijgt direct inzicht in waar je aandacht het hardst nodig is.
Tip: Gebruik een notitieblok, een digitaal bord (zoals Trello) of een Excel-lijst. Zolang alles maar op één plek staat.
2. Creëer een centrale plek voor je to-do’s en planning
Niets is onhandiger dan to-do’s die overal en nergens rondslingeren: post-its op je bureau, notities op je telefoon en taken in je e-mail. Zorg voor één centrale plek waar je al je taken bewaart. Dit kan een papieren planner zijn, een digitaal systeem of een groot bord aan de muur.
Waarom? Het voorkomt dat je iets vergeet én het scheelt zoeken. Het maakt niet uit welk systeem je kiest, als het maar werkt voor jou.
3. Maak een “alles-wat-ik-moet-doen”-lijst
Ken je dat onrustige gevoel dat je iets vergeet? Dat komt doordat je brein nog allerlei losse taken probeert vast te houden. De oplossing? Schrijf alles op. Niet alleen wat vandaag moet, maar ook wat morgen, volgende week of ‘ooit’ moet gebeuren. Dit wordt ook wel een “mentale inbox” genoemd.
Door alles op te schrijven, maak je je hoofd leeg. Je hoeft niet meer continu te onthouden wat er allemaal speelt, want het staat op papier. Resultaat? Rust in je hoofd.
Extra tip: Zet deze lijst niet op je dagelijkse to-do-lijst, want dan voelt het alsof je alles meteen moet doen.
4. Plan dagelijks tijd in voor het ordenen van je taken
Dit klinkt misschien als tijdverspilling, maar het tegenovergestelde is waar. Door dagelijks een kort moment te nemen om je takenlijst bij te werken, bespaar je later tijd. Je brengt je prioriteiten opnieuw in kaart, gooit overbodige dingen eruit en ziet wat echt belangrijk is.
Plan 15 minuten ‘georganiseerd nietsdoen’ per dag. Dit voelt misschien inactief, maar je voorkomt dat je achteraf extra tijd kwijt bent aan brandjes blussen. Het werkt als een soort onderhoudsbeurt voor je planning.
5. Houd een “ideeënmap” bij
Soms heb je ineens een goed idee, maar is het niet direct relevant. Toch wil je het niet kwijt. Voor veel mensen leidt dit tot onrust: je blijft aan dat idee denken en het belemmert je focus. De oplossing? Maak een ideeënmap of notitieboekje speciaal voor dit soort ingevingen.
Waarom werkt dit? Het haalt het idee uit je hoofd, maar niet uit je systeem. Je kunt het later oppakken, zonder dat het je nu afleidt. Zo blijf je gefocust op waar je op dat moment mee bezig bent.
6. Elimineer onduidelijkheden
Een vage taak is een stiekeme tijdvreter. “Offerte maken” lijkt misschien duidelijk, maar wat betekent dat precies? Wie moet je bellen, welke informatie heb je nodig en wat is de deadline? Als een taak te vaag is, stel je hem uit. De oplossing is simpel: maak taken concreet.
Zorg dat je weet:
- Wat moet er precies gebeuren?
- Wanneer moet het af zijn?
- Wie is erbij betrokken?
Waarom deze acties werken
Veel mensen denken dat overzicht krijgen ingewikkeld is, maar niets is minder waar. Het zijn vaak kleine, praktische aanpassingen die voor een groot verschil zorgen. Het draait niet om “nog meer werk verzetten”, maar om slimmer werken. Stop met de rondtollende waan van de dag. Zet die even op pauze en neem de controle terug.
Wil jij morgen met meer rust en overzicht aan je dag beginnen? Pak één van de zes acties op en zet de eerste stap. Of meld je aan voor onze training Grip op je werkweek.