Je loopt naar de koffieautomaat. ‘Heb je even?’ Je bent onderweg naar een overleg. ‘Mag ik je iets vragen?’ Je zit eindelijk aan die rapportage. Er wordt op je deur geklopt. ‘Sorry dat ik stoor, maar…’
Herkenbaar? Dan ben jij waarschijnlijk het wandelend spreekuur van je team. Altijd beschikbaar. Altijd bereikbaar. En eerlijk? Het vreet je op.
In deze blog lees je waarom constant beschikbaar zijn niet helpt, maar juist tegenwerkt. En hoe grenzen stellen je team sterker maakt.
Wat is het wandelend spreekuur?
Je kent het wel. Je dag bestaat uit een aaneenschakeling van korte vragen, snelle beslissingen en ‘even dit nog’. Tussen de bedrijven door probeer je je ‘echte’ werk te doen. Die rapportage. Die evaluatie. Maar je komt er niet aan toe.
Ondertussen voelt het alsof je de hele dag hard werkt. Je bent moe aan het eind van de dag. Maar wat heb je feitelijk gedaan? Vooral andermans problemen opgelost.
Waarom gebeurt dit?
Deels is het gewoonte. Je team is gewend dat jij altijd klaarstaat. Deels is het onzekerheid, bij hen én bij jou. Zij durven niet zelf te beslissen. Jij durft niet los te laten.
En deels voelt het goed. Elke vraag die je beantwoordt, bevestigt dat je nodig bent. Dat je waardevol bent. Dat het team niet zonder jou kan.
Maar dat is precies het probleem.
De verborgen kosten
Voor jou: je komt niet toe aan je echte werk. Strategisch nadenken, problemen voorkomen in plaats van oplossen, je team ontwikkelen. Je bent zo druk met de waan van de dag dat je nooit vooruitkomt.
Linda, teamleider in een verzorgingshuis, vertelde eens: ‘Ik werkte elke dag over. Toch had ik het gevoel dat ik niets af kreeg. Tot ik doorhad: ik was de hele dag bezig met andermans vragen.’
Voor je team: Ze leren niet zelf nadenken, want de teamleider geeft toch altijd het antwoord.
Je team blijft afhankelijk. En jij blijft onmisbaar. Dat klinkt misschien fijn, maar het is een valkuil.
Bereikbaar of beschikbaar?
Er is een verschil. Bereikbaar betekent: je team weet je te vinden als het echt nodig is. Beschikbaar betekent: je staat altijd klaar voor alles.
Bereikbaar moet je zijn, beschikbaar niet.
Een arts is bereikbaar voor spoedgevallen, maar niet beschikbaar voor elke vraag die een verpleegkundige zelf kan beantwoorden. Waarom zou dat voor jou anders zijn?
Wanneer wel, wanneer niet?
Direct beschikbaar bij:
- Acute situaties met patiënten of bewoners
- Conflicten die escaleren
- Beslissingen die echt niet kunnen wachten
- Situaties waar veiligheid in het geding is
Kan wachten tot later:
- Roostervragen
- Vakantieaanvragen
- ‘Hoe moet ik dit ook alweer doen?’
- Kleine irritaties tussen collega’s
- Vragen waar ze het antwoord zelf kunnen vinden
Mark, teamleider in de thuiszorg, maakte een simpele vuistregel: ‘Is het een noodgeval of een vraag?’ Noodgevallen direct. Vragen verzamelen voor het vaste moment.
Hoe stel je gezonde grenzen?
1. Vaste spreekuren
Klinkt ouderwets, werkt uitstekend. Twee keer per dag een half uur waarin je beschikbaar bent voor vragen. De rest van de tijd werk je ongestoord.
2. De drie-vragen-regel
Voordat iemand bij je aanklopt, moet diegene drie vragen beantwoorden: Heb ik het zelf geprobeerd? Heb ik een collega gevraagd? Kan het wachten tot het spreekuur? Pas als alle drie ‘nee’ is, mag je storen.
3. Visuele signalen
Een koptelefoon op betekent: niet storen tenzij urgent. Deur dicht: alleen voor noodgevallen. Simpel, maar effectief.
4. Het parkeerlijstje
Vraag je team om niet-urgente vragen te noteren. Bespreek ze gezamenlijk tijdens het werkoverleg of je spreekuur. Vaak blijkt dat de helft zichzelf al heeft opgelost.
Hoe communiceer je dit?
Wees eerlijk. Leg uit waarom je dit doet. Niet omdat je geen zin hebt in vragen, maar omdat je beter wilt zijn voor je team.
‘Ik merk dat ik te weinig tijd heb om echt na te denken over hoe we dingen beter kunnen doen. Daarom ga ik werken met vaste spreekuren. Zo kan ik jullie vragen goed beantwoorden én tijd houden voor de dingen die ons allemaal helpen.’
Geen excuus. Geen verdediging. Gewoon uitleggen.
Het vraagt wat creativiteit van jou als teamleider om dit goed te organiseren. Niet door nóg een regel toe te voegen, maar door slim gebruik te maken van wat er al is. Een vaste plek op het intranet voor vragen. Een bord op de afdeling waar punten geparkeerd kunnen worden. Een kort moment aan het begin van het teamoverleg waarin vragen worden opgehaald. Of simpelweg de afspraak: eerst samen oplossen, dan pas naar mij.
Dat vraagt van jou dat je schakelt, prioriteiten verlegt en het team meeneemt in een andere manier van werken. Maar juist daarin zit je kracht: overzicht houden, mensen verbinden en ruimte creëren zodat het team zelf in beweging komt.
De valkuilen
Te strikt worden. Grenzen zijn geen muren. Blijf bereikbaar voor wat echt urgent is.
Niet consequent zijn. Als je de ene dag wel en de andere dag niet beschikbaar bent, werkt het niet. Je team moet weten waar ze aan toe zijn.
Verwachten dat het meteen werkt. Je team is gewend aan het oude patroon. Geef ze tijd om te wennen. En geef jezelf tijd om vol te houden.
Hoe houd je dit vol?
Door te zien wat het oplevert. Niet alleen voor jou, maar ook voor je team. Sandra, wijkverpleegkundige, zei na drie maanden: ‘In het begin vond ik het lastig dat ik niet meer zomaar kon binnenlopen. Nu merk ik dat ik zelf beter nadenk voordat ik iets vraag. En vaak weet ik het antwoord dan al.’
Dat is de winst. Een team dat zelf nadenkt. Dat eigenaarschap pakt. Dat groeit.
Grenzen stellen is geen afwijzing
Begin deze week. Kies één moment per dag waarop je ongestoord werkt. Communiceer het naar je team. Houd vol, ook als het onwennig voelt.
Want een teamleider die altijd beschikbaar is, is nooit echt aanwezig.
Meer weten?
Wil je leren hoe je effectiever leiding geeft zonder jezelf op te branden? Team in Balans begeleidt teamleiders in de zorg met praktische tools en persoonlijke coaching. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.