Je geeft leiding aan acht mensen. Korte lijnen, iedereen kent elkaar, en precies daarom kreeg je deze rol: een leidinggevende die dichtbij haar team staat. Tot Roos, een van je verzorgenden, je op een dinsdagmiddag staande houdt en zegt dat ze je bijna nooit meer ziet. Je bent verbaasd, want je bent er elke dag. Alleen ren je van overleg naar overleg met je laptop onder je arm, en tegen de tijd dat je de afdeling op loopt, zit de dienst er alweer bijna op.
In deze blog vertelt Jedidja van den Born, teamcoach bij Team in Balans, waarom een klein team niet vanzelf nabijheid oplevert, wat je uit je agenda kunt schrappen en hoe je weer bij je mensen komt.
De belofte die niet vanzelf uitkomt
Een klein team klinkt als rust. Je hebt overzicht, je kent de namen, je weet wie waar goed in is. De gedachte erachter is logisch: hoe minder mensen je aanstuurt, hoe meer aandacht er per persoon overblijft. Vaak is dat ook precies de reden dat een organisatie kiest voor kleinere teams met een eigen leidinggevende.
Wat ik in de praktijk zie, is dat die belofte zelden vanzelf uitkomt. Een klein team redt zich namelijk goed. Collega’s die elkaar door en door kennen, lossen onderling op wat er misgaat, vangen elkaars diensten op en bellen je pas als het echt niet anders kan. Jouw afwezigheid levert daardoor geen acuut probleem op, en wat geen probleem oplevert, komt nooit bovenaan je lijst. Zo kan het maanden duren voordat iemand hardop zegt dat ze je mist.
Waar je dag naartoe gaat
Kijk eens naar je week. Hoeveel tijd zit er in overleggen waar je vooral aanschuift omdat het zo hoort? Hoeveel gaat er op aan mails, roosters, formulieren en registraties? En hoeveel houd je daarna over voor de mensen op de vloer?
Bij de meeste leidinggevenden die ik spreek is dat laatste een restpost. Dat komt doordat alles wat in je agenda staat een afzender heeft, een deadline en een herinnering in je mail. Je team heeft dat allemaal niet. Niemand stuurt je een uitnodiging om een uur op de afdeling mee te lopen, en niemand mist het overleg dat je daarvoor had willen laten schieten. Zo wint de agenda het bijna altijd van de gang, terwijl je team je minstens zo hard nodig heeft.
Er speelt ook iets in jezelf mee. Veel leidinggevenden hebben een groot gevoel voor verantwoordelijkheid. Je wilt het goed doen, niets laten liggen en overal bovenop zitten. Dat is een mooie eigenschap, die je alleen wel aan je laptop gekluisterd houdt terwijl je team je op de gang nodig heeft.
Erbij zijn is nog geen nabij zijn
Je kunt de hele dag op de afdeling zijn en er toch niet zijn. Aanwezig met je lijf, met je hoofd alweer bij het volgende punt. Je team voelt dat verschil haarscherp; ze zien of je echt even tijd hebt of dat je onderweg bent naar iets anders.
Nabijheid meet je niet in uren. Vijf minuten oprecht luisteren doet meer voor een collega dan een hele dag meedraaien op de achtergrond.
Wat je schrapt en wat je laat staan
Tijd voor je team maak je zelden door harder te werken. Je maakt die tijd door te schrappen, en dat kan vaker dan je denkt.
Begin bij je overleggen. Vraag je bij elk overleg af wat er zou gebeuren als je er een keer niet bij bent. Is het antwoord ‘niets’, dan heb je je eerste blok te pakken. Kijk daarna naar de mails die je uit gewoonte beantwoordt terwijl je team ze prima zelf afhandelt, en naar de administratie die je nu de hele dag tussendoor oppakt. Die kun je opsparen tot één vast moment in de week.
Sommige dingen laat je staan, wat er ook gebeurt. Je aanwezigheid bij de overdracht, al is het twee keer per week. Het moment waarop iemand zonder afspraak bij je kan binnenlopen. Het gesprek dat niet over het rooster gaat, maar over hoe het met iemand is. Die tijd ben je niet kwijt; daarvoor ben je aangenomen.
Wees wel eerlijk over wat je niet kunt schrappen. Een deel van de overleggen en registraties hoort bij je functie, hoe graag je er ook een streep door zou zetten. Het hoeft ook niet allemaal weg. Eén blok per week terugveroveren is al winst.
Zitten ze wel op je te wachten?
Deze vraag krijg ik vaak van leidinggevenden, en ik vind hem terecht. Je team heeft ook zonder jou een eigen ritme, en aanschuiven bij de koffie kan overkomen alsof je even komt controleren.
Het verschil zit in hoe je binnenkomt. Wie met een vraag of een opdracht aan tafel schuift, verstoort het moment. Wie zonder agenda komt en vooral luistert, merkt vanzelf dat er ruimte ontstaat. Je hoeft geen onderdeel van elk gesprek te worden. Als je team weet dat je beschikbaar bent, is dat vaak al genoeg.
Begin met één blok
Pak deze week je agenda erbij, streep één overleg weg en zet er een moment met je team voor in de plaats. Op de vloer, zonder laptop en zonder onderwerp. Zet het erin alsof het een afspraak met de raad van bestuur is, want anders laat je het bij de eerste drukte alweer lopen.
Het klinkt bescheiden, en toch merkt je team het vrijwel meteen. Je hebt geen uur extra gekregen; je hebt het uur dat je had een andere bestemming gegeven.
Wanneer was jij voor het laatst echt bij je team, zonder iets anders in je hoofd?
Meer weten?
Wil je grip op waar jouw tijd naartoe gaat en weer dichter bij je team komen? Team in Balans begeleidt leidinggevenden in de zorg om hun rol opnieuw in te richten, met praktische keuzes die in de drukte standhouden.Plan een vrijblijvend gesprek.