Je zegt nee tegen Mark. Hij vroeg die vrijdag vrij, terwijl de bezetting al krap is. Een dag later staat hij toch vrij in het rooster. Hij is langs je collega-leidinggevende gelopen en die zei ja. Jij hoort het pas als het al geregeld is en dat knaagt.
In deze blog vertelt Jedidja van den Born, teamcoach bij Team in Balans, waarom teamleden ‘shoppen’ tussen leidinggevenden, wat dat doet met je gezag en je team, en hoe je dat patroon, samen met je collega’s, doorbreekt.
Shoppen tot het antwoord bevalt
Vaak gaat het zo. Een teamlid vraagt iets. Een extra vrije dag, een ruildienst, een scholing die net buiten het budget valt. Jij weegt het af en zegt nee. Niet omdat je vervelend wilt doen, maar omdat jij het overzicht hebt. Het teamlid loopt door naar de andere leidinggevende, stelt dezelfde vraag net iets anders, en krijgt ja.
Ik noem dit ‘shoppen’. Iemand legt hetzelfde verzoek net zo lang elders neer tot het antwoord bevalt. Meestal niet uit onwil. Hoe dit uitpakt, zag ik in een organisatie waar het flink uit de hand liep.
De postbode en het pakketje
Een tijdje terug werkte ik met een organisatie waar vier teamleiders ieder hun eigen team aanstuurden. Allemaal met de beste bedoelingen, maar elk met een eigen werkwijze. De een was soepel met roosterwensen, de ander dacht makkelijk mee over vakanties, de derde nam ruim de tijd voor klachten.
Het gevolg laat zich raden. Voelde een medewerker zich niet gehoord door haar eigen teamleider, dan klopte ze bij een ander aan. Vaak kreeg ze daar wél wat ze wilde, zonder dat de teamleiders elkaar informeerden. Medewerkers leerden bij wie ze de meeste kans maakten. Ondertussen groeide het wantrouwen tussen de teamleiders: ‘Waarom heb jij dit toegezegd?’ en ‘Waarom wist ik hier niets van?’
Tijdens een teamoverleg viel het kwartje met één vraag: ‘Wat doe je als de postbode een pakketje van de buren bij jou aflevert?’ Het antwoord was unaniem: ‘Dat maak je niet open. Je brengt het naar de buren.’
Precies zo besloten de teamleiders voortaan met vragen om te gaan. Hoort een vraag bij een collega-teamleider? Dan luister je, maar je neemt het pakketje niet over. Je verwijst terug, of je stemt eerst af.
Het resultaat was sterker dan verwacht. Er kwamen gezamenlijke afspraken en de medewerkers wisten weer waar ze aan toe waren. Heldere afspraken maken het voorspelbaar, en voorspelbaarheid schept vertrouwen.
Waarom mensen dit doen
Achter dit gedrag zit vaak een behoefte. De een zoekt zekerheid en blijft vragen tot iemand knopen doorhakt. De ander vermijdt liever spanning en kiest de leidinggevende van wie hij het zachtste antwoord verwacht. Veel mensen hopen nu eenmaal op een ja. Zijn er twee leidinggevenden, dan ontstaat al snel de verleiding om het ook bij de ander te proberen.
Wat dit met je team doet
Het raakt eerst je gezag. Als jouw nee geen nee blijft, leert je team dat jouw woord niet het laatste is. Het gaat verder dan jij.
Krijgen medewerkers verschillende antwoorden op dezelfde vraag, dan ontstaat het gevoel dat regels afhangen van wie je treft. Besluiten voelen willekeurig. Collega’s gaan vergelijken: ‘bij haar mag het blijkbaar wel.’ Zo sluipt er onrust in het team, zonder dat je de oorzaak meteen ziet.
Hoe je samen één lijn houdt
De oplossing zit niet bij het teamlid. Die zit bij jou en je collega. Lastig is dat je vaak best wilt meebewegen met je medewerker, en tegelijk loyaal wilt blijven aan je collega. Die twee botsen soms. Juist daarom helpt het om vooraf af te spreken, in plaats van per geval te beslissen.
Het begint met een kleine reflex. Krijg je een vraag die ook bij een ander kan liggen, zeg dan: ‘Goede vraag, ik stem het even af met [collega] en kom erop terug.’ Daarmee sluit je de tweede deur, vriendelijk en duidelijk.
Spreek daarnaast vooraf af waar jullie altijd samen naar kijken. Eén vraag helpt: bij welke drie onderwerpen willen we vanaf vandaag eerst met elkaar afstemmen? Rooster, verlof, geld? Dan krijgt een teamlid hetzelfde antwoord, bij wie het ook aanklopt.
Begin bij je collega
Plan deze week een kort gesprek met je collega-leidinggevende. Niet over een persoon, wel over de lijn: bij welke vragen willen we niet los van elkaar beslissen? Eén gesprek van een kwartier scheelt je maanden gedoe.
Dat lijkt klein. Toch begint daar het verschil.
Meer weten?
Wil je dat jullie als leidinggevenden dezelfde lijn uitstralen, zodat je team weet waar het aan toe is? Dat is meestal geen persoonlijk probleem, maar een teamvraagstuk. Daar helpt Team in Balans organisaties bij. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.